У любой компании рано или поздно болит одно и то же.
Сотрудники ездят по делам, чеки теряются, бухгалтерия ловит их по мессенджерам, руководители не видят реальную картину трат, а «служебное такси» превращается в хаос. Параллельно встают вопросы налогов и документов. Как собрать закрывающие, как вернуть НДС, как не переплачивать за лишние поездки.
Решение: оформить корпоративный транспорт в сервисе, где оплата идёт с корпоративного счёта, поездки видны поштучно, документы прилетают автоматически, а правила задаются заранее.
В России это закрывает сервис «Такси для бизнеса» в составе платформы Яндекс Go для бизнеса. Я подключил его полгода назад на нашу «ооошку», планирую сделать так же для ИП. Плюсов и выгоды много, и они объективные.
В чём суть сервиса и за счёт чего экономия
Такси для бизнеса – это одна из возможностей Яндекс Go для бизнеса. Она позволяет индивидуальным предпринимателям, а также малому и среднему бизнесу организовать служебные поездки с единым кабинетом.
Оплата будет списываться с корпоративного счёта, документы сформируются автоматически, а сотрудники закажут такси в приложении Яндекс Go.
Яндекс Go для бизнеса даёт прозрачный учёт и контроль транспортных расходов:
► лимиты по тарифам, суммам, времени и адресам
► роли и права доступа
► детальная аналитика и выгрузки данных
Экономия достигается за счёт предсказуемых правил, исключения личных поездок, быстрого получения закрывающих доков и возможности заявлять вычет НДС.
Исчезают «лишние» поездки, падают пики расходов в конце месяца, руководители видят отклонения по подразделениям и сразу их поправляют. В итоге дешевле выходит не конкретная машина, а вся система поездок в компании. Это особенно заметно у команд продаж, сервисных инженеров и проектов с разъездными задачами.
Нет дополнительных комиссий за использование платформы. Сервис работает более чем в 700 городах России, то есть покрывает типичные деловые маршруты.
Конкретная польза для компании
Личный кабинет Яндекс Go для бизнеса отлично адаптирован к мобильным устройствам и доступен из любого браузера.
После регистрации у вашей компании появляется единый личный кабинет в Яндекс Go для бизнеса. Вы пополняете корпоративный счёт, даёте доступ сотрудникам и задаёте им лимиты. Сами сотрудники заказывают такси в приложении Яндекс Go, выбирая корпоративный способ оплаты.
Из всего этого следует много плюсов:
◕ Удобство экономии. Ежемесячно формируются закрывающие документы: акт и счёт-фактура. Их можно скачать прямо из кабинета или получить на корпоративную почту.
Если компания на общей системе налогообложения, можно возвращать до 20% НДС по этим услугам. Это живые деньги, которые перестают «застревать» в разносе чеков.
◕ Контроль и прозрачность. В кабинете доступна детализация каждой поездки: кто ехал, откуда и куда, когда, сколько стоило. Отчёты выгружаются в Excel за любой период.
Это удобно для управленческого учёта, бюджетирования и внутреннего аудита.
◕ Возможность установить лимиты затрат. Для сотрудников можно задать лимиты по сумме, по тарифам, по адресам и даже по времени и дням недели. Так рабочие поездки не превращаются в личные, а расходы предсказуемы.
Режим Час+ позволит переложить оперативную логистику персонала с плеч сотрудников на Яндекс Go для бизнеса.
◕ Операционные сценарии. Например, есть режим «Час+» для встреч с несколькими адресами и «массовый развоз» для смен. С ним сервис сам оптимизирует рассадку и маршрут. Это снимет с офис-менеджеров и логистов кучу ручной работы.
💰 Хороший тест на пользу сервиса – взять один месяц и всё посчитать по расходам на транспорт.
Дано: было 50 поездок сотрудников на такси по городу, средняя стоимость составила 600 рублей.
Расходы и выгода: около 30 000 рублей валом. Из них примерно 5000 рублей составит НДС, который вы теперь вернёте при общей системе налогообложения.
Оптимизация: в пару кликов можно поставить правило на вечерние поездки только по тарифу «Эконом» и с лимитом по сумме. Через месяц увидите минус 10–15% от расходов, при этом мобильность сотрудников не упадёт.
Подключение. Пошаговая инструкция
1. Регистрируем личный кабинет. Заполняем короткую форму с данными вашей компании на сайте. Доступ приходит сразу. Это онлайн-процесс, без походов и бумажных доков.
Вам также позвонит ваш персональный менеджер в сервисе и поможет решить все вопросы, которые могут возникнуть при регистрации. Я дождался звонка, после чего просто кликал туда, куда мне сказали.
2. Заполняем реквизиты, настраиваем оплату. Для использования сервиса необходимо пополнить баланс от 1000 рублей. Доступно пополнение с расчётного счёта, корпоративная карта, в ряде случаев возможна постоплата по итогам месяца.
3. Включаем сервис Такси. В разделе Профиль компании активируем нужные сервисы платформы. Такси будет фокусом в этой статье, про остальные поговорим в другой раз.
3. Добавляем сотрудников и роли. Приглашаем просто по номеру телефона (очень удобно), задаём уровни доступа и ответственных.
4. Настраиваем правила. Ставим лимиты для всех сразу или конкретных сотрудников:
▪ по затратам
▪ по тарифам
▪ по адресам
▪ по времени и дням недели
Будет главным рычагом экономии и дисциплины.
5. Сообщаем сотрудникам, как оплачивать. В их личном приложении Яндекс Go на смартфоне появляется корпоративный способ оплаты. При заказе достаточно выбрать его, и плата за поездку будет списана со счёта в кабинете компании в Яндекс Go для бизнеса.
Как вариант, для заказа можно пользоваться и веб-кабинетом – например, если менеджеру потребовалось заказать машину для другого сотрудника.
6. Запускаем отчётность. В начале месяца автоматически приходят акт и счёт-фактура. В любой момент доступна выгрузка в Excel и подробная история расходов.
Просто передаём это в бухгалтерию. Всё, цикл налажен.
Совет: в первый месяц раз в неделю выгружайте отчёт в Excel и коротко смотреть аномалии: длинные простои, слишком частые короткие поездки рядом с офисом, попытки взять тариф выше разрешённого. Такие вещи быстро правятся правилами и моментально дают эффект.
Почему это выгодно для компании
Интерфейс в Такси в Яндекс Go для бизнеса будет знаком каждому, кто хотя бы раз пользовался сервисами Яндекса.
Кратко: спустя пятнадцать минут первичной настройки вы получаете готовую систему логистики всех ваших сотрудников, предсказуемые отчётность и выгоду для баланса компании.
Главные эффекты от внедрения такси в Яндекс Go для бизнеса:
◗ у вас появляется структурированная транспортная политика
◗ руководители видят картину расходов и управляют её правилами
◗ бухгалтерия перестаёт охотиться за чеками
◗ документы и реестры формируются сами
◗ НДС возвращается каждый месяц
Ценность сервиса очевидна через три показателя: время бухгалтера, предсказуемость бюджета и спокойствие сотрудников.
Если раньше на «разбор полётов» с чеками уходили часы, то теперь это 10 минут утром первого числа. Если раньше тарифы ездили как попало, то теперь есть понятные лимиты. Если раньше сотрудники спорили за компенсации, то теперь просто выбирают корпоративную оплату в обычном приложении Яндекс Go и едут по делам.
Мы подключили, пользуемся – попробуйте и вы.
+20% к стоимости