9 удивительных возможностей Google Таблиц

|
FavoriteLoading В закладки
9 удивительных возможностей Google Таблиц

Доказывающих, что этот редактор таблиц невероятно крут. И для 95% людей вполне может заменить Excel.

У Google Sheet есть два явных достоинства: он бесплатен и работает через браузер/мобильные приложения (App Store/Google Play). Многие воспринимают его просто как удобное средство для просмотра табличек, присланных по почте. Но такая точка зрения в корне неверна.

Вот обзор интересных возможностей Google Sheets, дополненный несколькими полезными мини-инструкциями, заставит вас посмотреть на приложение совсем другими глазами.

1. Совместная работа над документами

collective_acess

В Google Sheet очень просто организовать совместную работу над файлом. Надо нажать на кнопку Настройки доступа, ввести email нужного человека и выставить для него права: редактирование, комментирование или чтение.

Если в команде слишком много народу, а документ не содержит конфиденциальной информации, то можно включить доступ по ссылке и выложить ее где-нибудь.

Не стоит бояться, что кто-нибудь испортит документ. Все версии сохраняются в истории изменений и откат к более ранней версии можно произвести в пару кликов.

google_spread_sheet_history

Если очень надо, можно защитить от редактирования определенные диапазоны данных.

Инструкция по блокировке ячеек

1. Выделяем ячейки и нажимаем Защитить лист.
list_protect
2. Даем имя диапазону и нажимаем на кнопку Задать разрешения.
set_permissions_1
3. Указываем, кто имеет право редактировать диапазон.
set_permission_2

Еще в Google Sheets есть интересный способ указать пользователю на конкретное место в документе. Не надо писать человеку письмо “Привет, Василий! Проверь пожалуйста данные 125 ячейки 17 столбца 30 листа счета №343”. Надо просто нажать на эту ячейку правой кнопкой мыши, выбрать пункт меню “Добавить комментарий” и набрать “+ вопрос к нему”.

В ответ ему придет письмо со ссылкой на нужный лист, ячейку и комментарий. Это очень удобно.

К слову, в Excel тоже можно совместно работать над документами через OneDrive и Office Online. Но стоит это удовольствие от 299 рублей в месяц.

2. Формулы

В Google Sheet 371 функция! Здесь их полный список с описаниями на русском языке. Они распределены по 15 разделам:

categories_of_formulas

Для справки, в Excel их на сто функций больше. Если что-то очень нужное, как раз из этой сотни, это не повод отказываться от Google Spreadsheet. Ведь можно создать функцию под себя!

Инструкция по созданию собственных функций

1. Открываем редактор скриптов:

open_script_editor

2. Набираем код функции:

[jscript]
function c100wN(x) {
x = x*100*1.4;
return x;
}
[/jscript]

function_code

3. Сохраняемся.

4. Пробуем:

function_in_action

Этот пример функции очень простой, но вооружившись учебником по экономике/статистике/дискретной математике, вы сможете заставить Google SpreadSheet делать вычисления высокой степени сложности и избавиться от необходимости платить за Excel.

P.S. В Excel тоже можно создавать пользовательские функции.

3. Автоматизации

В этой сфере возможности предмета статьи поражают воображения. Автоматизировать можно практически все. Надо только немного подумать.

Мощнейший Google Apps Script (расширенная версия Java Script для работы с сервисами Google) может связать Sheets со следующими приложениями:

  • Google Docs;
  • Gmail;
  • Google Translate;
  • Google Forms;
  • Google Sites;
  • Google Translate;
  • Google Calendar;
  • Google Contacts;
  • Google Groups;
  • Google Maps.

Тему использования этого языка совместно с Google Таблицами на iphones.ru мы поднимали неоднократно:

4. Коллекция дополнений

Если вам не хватает каких-то возможностей в Google Sheet, то можно попробовать найти что-нужно среди дополнений. Страница с доступными аддонами открывается из меню Дополнения -> Установить дополнения.

google_sheet_addons

Я бы рекомендовала присмотреться к следующим дополнениям:

  • Styles;
  • Remove Blank Words;
  • Advanced Find And Replace;
  • Translate My Sheet;
  • Fitbit Activity Importer;
  • Magic JSON;
  • Drive Links Exporter.

5. Google Forms

Предположим, что нам надо сделать онлайн-опрос и собрать данные в таблицу для последующей обработки. Есть очень быстрый и бесплатный способ это сделать.

Организуем опрос с помощью сервисов Google

1. Инструменты -> Создать форму

create_forms

2. Заполняем информацию, придумываем вопросы.

create_poll

3. Получаем ссылку на готовый опрос.

link_form

4. Тестируем.

opros_in_action

opros_end

5. Смотрим свой ответ на листе в таблице.

polls_data

Еще форму можно получить html-код формы и поставить ее на сайт.

form_for_web

html_form

6. Интеграция с Google Drive

Для хранения таблиц Google Sheets предоставляется 15 Гб места бесплатно. На том как крут этот сервис мы останавливаться не будем, а просто расскажем о беcценной фиче под названием ОФФЛАЙН РЕЖИМ. Он доступен для текстовых документов, таблиц и презентаций.

О том как включить его в мобильных приложениях, а также десктопной версии браузера Chrome можно подробно ознакомиться здесь.

Стоит также уточнить, что использование Google Drive клиента на компьютере не позволяет работать с таблицами офлайн. Файлы Google Sheet хранятся на компьютере в виде файлов-ссылок, при открытии которых запускается браузер.

google_drive_client_string

7. Горячие клавиши

У Google Sheet есть несколько десятков сочетаний клавиш практически для всех действий. Полные списки для PC, Mac, Chromebook и Android можно посмотреть здесь.

8. Экспорт данных

Созданные таблицы можно не только просматривать и редактировать онлайн, но и скачивать в разнообразных форматах:

import_google_sheet

9. Мгновенная вставка картинок из интернета

На лист таблицы можно в два счета вставить любое изображение из сети. Просто вставьте в ячейку формулу как на рисунке:

gs_insert_image

Это были лишь некоторые из самых интересных фич. Если вы осознали мощь программы и захотели начать активно ее использовать, рекомендую посмотреть эти 16 видео-уроков для получения стартовых знаний.

Опрос: Что вы такого делаете в Excel, что не можете делать в Google Sheet?

Оставайся в теме. Подпишись на наш Telegram 👏
FavoriteLoading В закладки
undefined
iPhones.ru
Доказывающих, что этот редактор таблиц невероятно крут. И для 95% людей вполне может заменить Excel. У Google Sheet есть два явных достоинства: он бесплатен и работает через браузер/мобильные приложения (App Store/Google Play). Многие воспринимают его просто как удобное средство для просмотра табличек, присланных по почте. Но такая точка зрения в корне неверна. Вот обзор интересных...
Прокомментировать

🙈 Комментарии 43

  1. metalhead avatar
    metalhead6 февраля 2016
    3

    статья херня, все и так известно

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова6 февраля 2016
    8

    @metalhead, может быть что-то надо было добавить про Google Sheet, что малоизвестно?
    Мне кажется, что кто-то из читателей найдет в статье что-то новое.

    AzbukaIT avatar
    AzbukaIT6 февраля 2016
    2

    @Ирина Чернова, не обращайте на него внимания

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова6 февраля 2016
    1

    @AzbukaIT, ну мне интересна аргументированная критика. Я из комментариях к своим статьям на iphones столько нового узнаю порой…

    Pahanius avatar
    Pahanius7 февраля 2016
    1

    @metalhead, Нифига не известно кстати, я сомневаюсь, что Вы знали и половину описаных возможностей.

  2. room_43 avatar
    room_436 февраля 2016
    0

    А ВПР и СЧЁТЕСЛИ там работают?

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова6 февраля 2016
    0

    @room_43, да! впр там называется VLOOKUP(). Ей часто пользуюсь, это моя любимая функция. А счетесли называется COUNTIF().

    peper- avatar
    peper-7 февраля 2016
    0

    @Ирина Чернова, они так и в Excel называются. Потому и называются. Google знал у кого копировать. :)
    Для бесплатного инструмента весьма круто (особенно простая совместная работа). Но, увы, лопатить в нем документы на 10 тысяч строк (а мне часто приходится) весьма трудно. Да и обработка корпортаивной информации (конфиденциальной) в облаке – не лучший вариант.

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова7 февраля 2016
    0

    @peper-, они так примерно и в LibreOffice называются и в Numbers… наверно названия прописаны в стандарте формата xls…

    А почему Вам сложно с 10 тысячами строк работать в Google Sheet?
    про корпоративную информацию не поспоришь)))

    Роман Полетаев10 декабря 2016
    0

    @peper-, а фильтром, как вариант воспользоваться?
    Что бы лишнее не лопатить…? Или сравнить значения?

    Роман Полетаев10 декабря 2016
    0

    @room_43, вот ты странный.. если нет, добавь. Вроде русским по белому написано

  3. Артём Суровцев avatar
    Артём Суровцев6 февраля 2016
    1

    Опрос: Что вы такого делаете в Excel, что не можете делать в Google Sheet?
    Мой ответ: работаю с документами и не думаю о подключении к сети

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова6 февраля 2016
    0

    @Артём Суровцев, а ради экономии оффлайновый режим в Chrome не стал бы использовать?

    Артём Суровцев avatar
    Артём Суровцев6 февраля 2016
    0

    @Ирина Чернова, предпочитаю Safari

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова6 февраля 2016
    0

    @Артём Суровцев, а на телефоне ты используешь редактор таблиц какой-нибудь?

    Pahanius avatar
    Pahanius7 февраля 2016
    0

    @Артём Суровцев, Это староверская тема, сейчас с заказчиком очень удобно работать через гугл таблицы и документы, комментарии, дополения, всё довольно удобно и всегда актуальный документ!

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова7 февраля 2016
    0

    @Pahanius, а какие дополнения Вы используете?

    Роман Полетаев10 декабря 2016
    0

    @Артём Суровцев, так и не думай, если лично работаешь.. не для тебя статьи

  4. Watson1 avatar
    Watson17 февраля 2016
    1

    почему не перейду с экселя?
    1) знаю горячие клавиши, которые не охота переучивать
    2) это стандартизированный и привычный метод работы – у всех Эксель, его легко перевести в ppt, особенно графики. Даже если Гугл будет удобнее, пока все не перейдут, вряд ли я один буду переходить и сидеть с гуглом, как дурачок (хипстер, я так вижу и т д )
    3) пользуюсь расширениями, у которых точно будет меньше функциональность в гугле , либо которых (скорее всего) там вообще не будет

    В общем- это как объяснять, какой андроид удобный в сравнении с айфоном – на айфоне/айпаде/маке уже настолько отлаженная экосистема, что переходить из-за пары удобных функций куда-то ещё – себе дороже

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова7 февраля 2016
    0

    @Watson1, понятно) было бы интересно узнать подробнее, что делают те расширения, которыми вы пользуетесь?

    Watson1 avatar
    Watson17 февраля 2016
    0

    @Ирина Чернова, да конечно. Bloomberg терминал для данных по рынкам,
    at-risk, для различных симуляций и созданию распределений,
    и расширение для тестирования регрессий.

    Я понимаю, что приложения моих операций в экселе- для решения весьма узкоспециализированных задач, но тем не менее, этим зарабатываю на жизнь, поэтому переходить вдруг на Google для меня не вариант

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова7 февраля 2016
    0

    @Watson1, ух ты как интересно! вы меня четко убедили, что Google Sheet вам не вариант))))
    Но о финансовых аналитиках Google тоже думает)
    Есть такой сервис Google Finance, где тоже публикуются данные по рынкам. И данные из этого сервиса можно вставлять в Google Sheet с помощью функции GOOGLEFINANCE (то есть в документе они всегда актуальные). Подробности здесь https://support.google.com/docs/answer/3093281?hl=en

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова7 февраля 2016
    0

    @Watson1, а для статистических вычислений есть дополнения: XLMiner Analysis Tool Pack, Statisctics, Risk Solver и другие. Я не могу судить насколько они подходят Вам, но все таки люди Вашей профессии могут использовать Google Sheet .

    Watson1 avatar
    Watson17 февраля 2016
    0

    @Ирина Чернова, я верю)
    Я даже не удивлюсь, если там это реализовано удобнее.
    Блумберг терминал сам по себе выглядит как пип-бой из фолаута, и вообще далеко не интуитивная штука.

    Но есть стандарты индустрии и есть долгоиграющая привычка.
    В том же Блумбергом есть до сих пор отдельные кнопки 1/2, 1/64 и т д (в старых фильмах о финансах типа Уолл-стрит так записывали котировки акций), хотя понятно что сейчас такая архаичная аналоговая запись никому не нужна…

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова7 февраля 2016
    0

    @Watson1, посмотрела как выглядит блумберг терминал. Воодушевляет и создает настроение)) Большое вас спасибо за развернутый ответ на вопрос из статьи. Ради таких ответов он и задавался)))

    Роман Полетаев10 декабря 2016
    0

    @Watson1, ну ка предложи аналог, бесплатный, он-лине/off line, с сохранением каждого изменения? С поддержкой каждой платформы, буду признателен

  5. KaerLaeda avatar
    KaerLaeda7 февраля 2016
    0

    Ответ на вопрос в конце статьи: подключаюсь через Excel к SQL-базе данных и выдёргиваю нужную информацию для отчёта.

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова7 февраля 2016
    0

    @KaerLaeda, спасибо) Если вдруг Excel надоест, имейте ввиду что тоже самое можно сделать на GAS для Google Sheet https://developers.google.com/apps-script/guides/jdbc

    KaerLaeda avatar
    KaerLaeda7 февраля 2016
    0

    @Ирина Чернова, Спасибо.
    Правда в Excel это намного проще и нагляднее.
    Связи между таблицами БД вообще стрелочками можно указать.
    Да и потом этот запрос можно сохранить в виде текста. Иногда использую эту возможность, т.к сам с нуля запросы не очень быстро пишу.

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова7 февраля 2016
    0

    @KaerLaeda, я тут еще посмотрела. Дополнения есть еще для работы с базами данных. Пример: https://chrome.google.com/webstore/detail/advanced-cfo-solutions-my/nhkbcjnpealcalchdfghookmcegcbeec
    Так что Google Sheet двигаются верным курсом))

  6. anton1777 avatar
    anton17777 февраля 2016
    0

    Автором движет исключительно извечная российская мечта о бесплатной ХАЛЯВЕ!
    И ожидает её на этом поприще большой ОБЛОМ!

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова7 февраля 2016
    0

    @anton1777, почему облом то?

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова7 февраля 2016
    3

    @anton1777, @anton1777, и использование Google Docs не халява. Используя сервисы Google я предоставляю о себе информацию, которая используется для настройки объявлений Adwords (а это 90% их дохода) и приношу прибыль компании. А они собирают данные не только по поисковым запросам, а по множеству параметров. У них сложный научный подход. Google четко знает когда у меня какой день женского цикла и чего мне хочется, в нужный день показывает картинки с едой, а другой правильный день обезболивающие, хотя я ничего такого не гуглю никогда. А вот по скорости и стилю печати в Google Docs физическое состояние вполне можно определить, на основе данных собранных за пару лет.

  7. Reuel avatar
    Reuel7 февраля 2016
    0

    По сравнению с бесплатным Excel Online разница может и не велика, но вот с десктопной версией даже не стоит и сравнивать – на вскидку есть ли у гугла такие функции как Solver, Power Pivot, подключения к напрямую к службам аналитики и кубам SQL?

    Да и не понятно, как гугл будет открывать выгрузки из стандартных ERP программ типа 1С и SAP

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова7 февраля 2016
    0

    @Reuel, для использования Solver есть дополнения. Пример: https://chrome.google.com/webstore/detail/solver/iennicjichkeiajiflbcmaaohildohpb.
    Power Pivot продукт чисто для Excel, но для работы с данными у Google есть GoogleBigQuery (https://cloud.google.com/bigquery/pricing).
    И для запросов к БД тоже есть дополнения. К примеру, https://chrome.google.com/webstore/detail/advanced-cfo-solutions-my/nhkbcjnpealcalchdfghookmcegcbeec.
    По поводу открытия выгрузок я вообще не вижу проблемы…. Файл->Открыть->Загрузка выбираешь xml и он открывается) Или Вы еще в каком формате выгрузки используете?)))

  8. Майор avatar
    Майор7 февраля 2016
    0

    А когда статьи по numbers будуь втьаклм стиле?

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова7 февраля 2016
    0

    @Майор, незнаю.

  9. Angarov avatar
    Angarov13 мая 2016
    0

    Здраствуйте
    а можно ли связать ячейку в гугл таблице с ячейкой в Эксель ?
    т.е. сделать ссылку в Экселе на моем компе на ячейку в Гугл таблице и чтобы данные обновлялись автоматически?
    или хотя бы 2 (или больше) гугл таблицы разные связать между собой?

    Ирина Чернова avatar
    0

    @Angarov, откройте гугл таблицу выберите пункт меню Дополнения -> Установить дополнения и найдите дополнение Data Everywhere

    ntoci02 апреля 2017
    0

    @Ирина Чернова, подскажите пожалуйста можно ли совершать звонок из ячейки Гугл Таблицы, если туда внесен номер телефона? Не копируя, а сразу, чтоб он ссылкой выделялся. Если таблица открыта со смартфона естественно. Буду крайне признателен за ответ. Спасибо.

  10. Dmitriy777 avatar
    Dmitriy77710 ноября 2016
    0

    Здравствуйте!
    В гугл таблице есть такая функция/скрипт/программа, я толком не знаю, которая одним нажатием заполняет нужные ячейки текстом, который она выбирает по определённым параметрам из определённого перечня. И это не функция “если” я уже её пробовал использовать. Знаете ли вы что эта за функция ?

  11. Natalya Karmatskaya20 октябрь 2017
    0

    Если эти таблицы такие чудесные, как все рассказывают, так, может, вы знаете и расскажете, КАК в мобильной версии протащить(скопировать) формулу по ячейкам? Как это делать в браузерной версии – любой идиот знает, а в мобильной? Без этой возможности эти таблицы бесполезны, а жаль.

  12. profibass avatar
    profibass27 декабря 2017
    0

    Ирина, есть ли возможность экспорта Google таблицы в Exel с сохранением формул? Если есть, пожалуйста, опишите процедуру!

Вы должны авторизоваться или зарегистрироваться для комментирования.

Нашли орфографическую ошибку в новости?

Выделите ее мышью и нажмите Ctrl+Enter.

Как установить аватар в комментариях?

Ответ вот здесь