9 удивительных возможностей Google Таблиц

Ирина Чернова avatar | 44
FavoriteLoading В закладки
9 удивительных возможностей Google Таблиц

Доказывающих, что этот редактор таблиц невероятно крут. И для 95% людей вполне может заменить Excel.

У Google Sheet есть два явных достоинства: он бесплатен и работает через браузер/мобильные приложения (App Store/Google Play). Многие воспринимают его просто как удобное средство для просмотра табличек, присланных по почте. Но такая точка зрения в корне неверна.

Вот обзор интересных возможностей Google Sheets, дополненный несколькими полезными мини-инструкциями, заставит вас посмотреть на приложение совсем другими глазами.

1. Совместная работа над документами

collective_acess

В Google Sheet очень просто организовать совместную работу над файлом. Надо нажать на кнопку Настройки доступа, ввести email нужного человека и выставить для него права: редактирование, комментирование или чтение.

Если в команде слишком много народу, а документ не содержит конфиденциальной информации, то можно включить доступ по ссылке и выложить ее где-нибудь.

Не стоит бояться, что кто-нибудь испортит документ. Все версии сохраняются в истории изменений и откат к более ранней версии можно произвести в пару кликов.

google_spread_sheet_history

Если очень надо, можно защитить от редактирования определенные диапазоны данных.

Инструкция по блокировке ячеек

1. Выделяем ячейки и нажимаем Защитить лист.
list_protect
2. Даем имя диапазону и нажимаем на кнопку Задать разрешения.
set_permissions_1
3. Указываем, кто имеет право редактировать диапазон.
set_permission_2

Еще в Google Sheets есть интересный способ указать пользователю на конкретное место в документе. Не надо писать человеку письмо “Привет, Василий! Проверь пожалуйста данные 125 ячейки 17 столбца 30 листа счета №343”. Надо просто нажать на эту ячейку правой кнопкой мыши, выбрать пункт меню “Добавить комментарий” и набрать “+ вопрос к нему”.

В ответ ему придет письмо со ссылкой на нужный лист, ячейку и комментарий. Это очень удобно.

К слову, в Excel тоже можно совместно работать над документами через OneDrive и Office Online. Но стоит это удовольствие от 299 рублей в месяц.

2. Формулы

В Google Sheet 371 функция! Здесь их полный список с описаниями на русском языке. Они распределены по 15 разделам:

categories_of_formulas

Для справки, в Excel их на сто функций больше. Если что-то очень нужное, как раз из этой сотни, это не повод отказываться от Google Spreadsheet. Ведь можно создать функцию под себя!

Инструкция по созданию собственных функций

1. Открываем редактор скриптов:

open_script_editor

2. Набираем код функции:

[jscript]
function c100wN(x) {
x = x*100*1.4;
return x;
}
[/jscript]

function_code

3. Сохраняемся.

4. Пробуем:

function_in_action

Этот пример функции очень простой, но вооружившись учебником по экономике/статистике/дискретной математике, вы сможете заставить Google SpreadSheet делать вычисления высокой степени сложности и избавиться от необходимости платить за Excel.

P.S. В Excel тоже можно создавать пользовательские функции.

3. Автоматизации

В этой сфере возможности предмета статьи поражают воображения. Автоматизировать можно практически все. Надо только немного подумать.

Мощнейший Google Apps Script (расширенная версия Java Script для работы с сервисами Google) может связать Sheets со следующими приложениями:

  • Google Docs;
  • Gmail;
  • Google Translate;
  • Google Forms;
  • Google Sites;
  • Google Translate;
  • Google Calendar;
  • Google Contacts;
  • Google Groups;
  • Google Maps.

Тему использования этого языка совместно с Google Таблицами на iphones.ru мы поднимали неоднократно:

4. Коллекция дополнений

Если вам не хватает каких-то возможностей в Google Sheet, то можно попробовать найти что-нужно среди дополнений. Страница с доступными аддонами открывается из меню Дополнения -> Установить дополнения.

google_sheet_addons

Я бы рекомендовала присмотреться к следующим дополнениям:

  • Styles;
  • Remove Blank Words;
  • Advanced Find And Replace;
  • Translate My Sheet;
  • Fitbit Activity Importer;
  • Magic JSON;
  • Drive Links Exporter.

5. Google Forms

Предположим, что нам надо сделать онлайн-опрос и собрать данные в таблицу для последующей обработки. Есть очень быстрый и бесплатный способ это сделать.

Организуем опрос с помощью сервисов Google

1. Инструменты -> Создать форму

create_forms

2. Заполняем информацию, придумываем вопросы.

create_poll

3. Получаем ссылку на готовый опрос.

link_form

4. Тестируем.

opros_in_action

opros_end

5. Смотрим свой ответ на листе в таблице.

polls_data

Еще форму можно получить html-код формы и поставить ее на сайт.

form_for_web

html_form

6. Интеграция с Google Drive

Для хранения таблиц Google Sheets предоставляется 15 Гб места бесплатно. На том как крут этот сервис мы останавливаться не будем, а просто расскажем о беcценной фиче под названием ОФФЛАЙН РЕЖИМ. Он доступен для текстовых документов, таблиц и презентаций.

О том как включить его в мобильных приложениях, а также десктопной версии браузера Chrome можно подробно ознакомиться здесь.

Стоит также уточнить, что использование Google Drive клиента на компьютере не позволяет работать с таблицами офлайн. Файлы Google Sheet хранятся на компьютере в виде файлов-ссылок, при открытии которых запускается браузер.

google_drive_client_string

7. Горячие клавиши

У Google Sheet есть несколько десятков сочетаний клавиш практически для всех действий. Полные списки для PC, Mac, Chromebook и Android можно посмотреть здесь.

8. Экспорт данных

Созданные таблицы можно не только просматривать и редактировать онлайн, но и скачивать в разнообразных форматах:

import_google_sheet

9. Мгновенная вставка картинок из интернета

На лист таблицы можно в два счета вставить любое изображение из сети. Просто вставьте в ячейку формулу как на рисунке:

gs_insert_image

Это были лишь некоторые из самых интересных фич. Если вы осознали мощь программы и захотели начать активно ее использовать, рекомендую посмотреть эти 16 видео-уроков для получения стартовых знаний.

Опрос: Что вы такого делаете в Excel, что не можете делать в Google Sheet?

1 Звезд2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (4 голосов, общий рейтинг: 5.00 из 5)
🤓 Хочешь больше? Подпишись на наш Telegramнаш Telegram.
... и не забывай читать наш Facebook и Twitter 🍒
FavoriteLoading В закладки
undefined
iPhones.ru
Доказывающих, что этот редактор таблиц невероятно крут. И для 95% людей вполне может заменить Excel. У Google Sheet есть два явных достоинства: он бесплатен и работает через браузер/мобильные приложения (App Store/Google Play). Многие воспринимают его просто как удобное средство для просмотра табличек, присланных по почте. Но такая точка зрения в корне неверна. Вот обзор интересных...
Прокомментировать

🙈 Комментарии 44

  1. metalhead avatar
    metalhead6 февраля 2016
    3

    статья херня, все и так известно

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова6 февраля 2016
    8

    @metalhead, может быть что-то надо было добавить про Google Sheet, что малоизвестно?
    Мне кажется, что кто-то из читателей найдет в статье что-то новое.

    AzbukaIT avatar
    AzbukaIT6 февраля 2016
    2

    @Ирина Чернова, не обращайте на него внимания

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова6 февраля 2016
    1

    @AzbukaIT, ну мне интересна аргументированная критика. Я из комментариях к своим статьям на iphones столько нового узнаю порой…

    Pahanius avatar
    Pahanius7 февраля 2016
    1

    @metalhead, Нифига не известно кстати, я сомневаюсь, что Вы знали и половину описаных возможностей.

  2. room_43 avatar
    room_436 февраля 2016
    0

    А ВПР и СЧЁТЕСЛИ там работают?

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова6 февраля 2016
    0

    @room_43, да! впр там называется VLOOKUP(). Ей часто пользуюсь, это моя любимая функция. А счетесли называется COUNTIF().

    peper- avatar
    peper-7 февраля 2016
    0

    @Ирина Чернова, они так и в Excel называются. Потому и называются. Google знал у кого копировать. :)
    Для бесплатного инструмента весьма круто (особенно простая совместная работа). Но, увы, лопатить в нем документы на 10 тысяч строк (а мне часто приходится) весьма трудно. Да и обработка корпортаивной информации (конфиденциальной) в облаке – не лучший вариант.

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова7 февраля 2016
    0

    @peper-, они так примерно и в LibreOffice называются и в Numbers… наверно названия прописаны в стандарте формата xls…

    А почему Вам сложно с 10 тысячами строк работать в Google Sheet?
    про корпоративную информацию не поспоришь)))

    Роман Полетаев10 декабря 2016
    0

    @peper-, а фильтром, как вариант воспользоваться?
    Что бы лишнее не лопатить…? Или сравнить значения?

    Роман Полетаев10 декабря 2016
    0

    @room_43, вот ты странный.. если нет, добавь. Вроде русским по белому написано

  3. Артём Суровцев avatar
    Артём Суровцев6 февраля 2016
    1

    Опрос: Что вы такого делаете в Excel, что не можете делать в Google Sheet?
    Мой ответ: работаю с документами и не думаю о подключении к сети

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова6 февраля 2016
    0

    @Артём Суровцев, а ради экономии оффлайновый режим в Chrome не стал бы использовать?

    Артём Суровцев avatar
    Артём Суровцев6 февраля 2016
    0

    @Ирина Чернова, предпочитаю Safari

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова6 февраля 2016
    0

    @Артём Суровцев, а на телефоне ты используешь редактор таблиц какой-нибудь?

    Pahanius avatar
    Pahanius7 февраля 2016
    0

    @Артём Суровцев, Это староверская тема, сейчас с заказчиком очень удобно работать через гугл таблицы и документы, комментарии, дополения, всё довольно удобно и всегда актуальный документ!

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова7 февраля 2016
    0

    @Pahanius, а какие дополнения Вы используете?

    Роман Полетаев10 декабря 2016
    0

    @Артём Суровцев, так и не думай, если лично работаешь.. не для тебя статьи

  4. Watson1 avatar
    Watson17 февраля 2016
    1

    почему не перейду с экселя?
    1) знаю горячие клавиши, которые не охота переучивать
    2) это стандартизированный и привычный метод работы – у всех Эксель, его легко перевести в ppt, особенно графики. Даже если Гугл будет удобнее, пока все не перейдут, вряд ли я один буду переходить и сидеть с гуглом, как дурачок (хипстер, я так вижу и т д )
    3) пользуюсь расширениями, у которых точно будет меньше функциональность в гугле , либо которых (скорее всего) там вообще не будет

    В общем- это как объяснять, какой андроид удобный в сравнении с айфоном – на айфоне/айпаде/маке уже настолько отлаженная экосистема, что переходить из-за пары удобных функций куда-то ещё – себе дороже

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова7 февраля 2016
    0

    @Watson1, понятно) было бы интересно узнать подробнее, что делают те расширения, которыми вы пользуетесь?

    Watson1 avatar
    Watson17 февраля 2016
    0

    @Ирина Чернова, да конечно. Bloomberg терминал для данных по рынкам,
    at-risk, для различных симуляций и созданию распределений,
    и расширение для тестирования регрессий.

    Я понимаю, что приложения моих операций в экселе- для решения весьма узкоспециализированных задач, но тем не менее, этим зарабатываю на жизнь, поэтому переходить вдруг на Google для меня не вариант

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова7 февраля 2016
    0

    @Watson1, ух ты как интересно! вы меня четко убедили, что Google Sheet вам не вариант))))
    Но о финансовых аналитиках Google тоже думает)
    Есть такой сервис Google Finance, где тоже публикуются данные по рынкам. И данные из этого сервиса можно вставлять в Google Sheet с помощью функции GOOGLEFINANCE (то есть в документе они всегда актуальные). Подробности здесь https://support.google.com/docs/answer/3093281?hl=en

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова7 февраля 2016
    0

    @Watson1, а для статистических вычислений есть дополнения: XLMiner Analysis Tool Pack, Statisctics, Risk Solver и другие. Я не могу судить насколько они подходят Вам, но все таки люди Вашей профессии могут использовать Google Sheet .

    Watson1 avatar
    Watson17 февраля 2016
    0

    @Ирина Чернова, я верю)
    Я даже не удивлюсь, если там это реализовано удобнее.
    Блумберг терминал сам по себе выглядит как пип-бой из фолаута, и вообще далеко не интуитивная штука.

    Но есть стандарты индустрии и есть долгоиграющая привычка.
    В том же Блумбергом есть до сих пор отдельные кнопки 1/2, 1/64 и т д (в старых фильмах о финансах типа Уолл-стрит так записывали котировки акций), хотя понятно что сейчас такая архаичная аналоговая запись никому не нужна…

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова7 февраля 2016
    0

    @Watson1, посмотрела как выглядит блумберг терминал. Воодушевляет и создает настроение)) Большое вас спасибо за развернутый ответ на вопрос из статьи. Ради таких ответов он и задавался)))

    Роман Полетаев10 декабря 2016
    0

    @Watson1, ну ка предложи аналог, бесплатный, он-лине/off line, с сохранением каждого изменения? С поддержкой каждой платформы, буду признателен

  5. KaerLaeda avatar
    KaerLaeda7 февраля 2016
    0

    Ответ на вопрос в конце статьи: подключаюсь через Excel к SQL-базе данных и выдёргиваю нужную информацию для отчёта.

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова7 февраля 2016
    0

    @KaerLaeda, спасибо) Если вдруг Excel надоест, имейте ввиду что тоже самое можно сделать на GAS для Google Sheet https://developers.google.com/apps-script/guides/jdbc

    KaerLaeda avatar
    KaerLaeda7 февраля 2016
    0

    @Ирина Чернова, Спасибо.
    Правда в Excel это намного проще и нагляднее.
    Связи между таблицами БД вообще стрелочками можно указать.
    Да и потом этот запрос можно сохранить в виде текста. Иногда использую эту возможность, т.к сам с нуля запросы не очень быстро пишу.

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова7 февраля 2016
    0

    @KaerLaeda, я тут еще посмотрела. Дополнения есть еще для работы с базами данных. Пример: https://chrome.google.com/webstore/detail/advanced-cfo-solutions-my/nhkbcjnpealcalchdfghookmcegcbeec
    Так что Google Sheet двигаются верным курсом))

  6. anton1777 avatar
    anton17777 февраля 2016
    0

    Автором движет исключительно извечная российская мечта о бесплатной ХАЛЯВЕ!
    И ожидает её на этом поприще большой ОБЛОМ!

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова7 февраля 2016
    0

    @anton1777, почему облом то?

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова7 февраля 2016
    3

    @anton1777, @anton1777, и использование Google Docs не халява. Используя сервисы Google я предоставляю о себе информацию, которая используется для настройки объявлений Adwords (а это 90% их дохода) и приношу прибыль компании. А они собирают данные не только по поисковым запросам, а по множеству параметров. У них сложный научный подход. Google четко знает когда у меня какой день женского цикла и чего мне хочется, в нужный день показывает картинки с едой, а другой правильный день обезболивающие, хотя я ничего такого не гуглю никогда. А вот по скорости и стилю печати в Google Docs физическое состояние вполне можно определить, на основе данных собранных за пару лет.

  7. Reuel avatar
    Reuel7 февраля 2016
    0

    По сравнению с бесплатным Excel Online разница может и не велика, но вот с десктопной версией даже не стоит и сравнивать – на вскидку есть ли у гугла такие функции как Solver, Power Pivot, подключения к напрямую к службам аналитики и кубам SQL?

    Да и не понятно, как гугл будет открывать выгрузки из стандартных ERP программ типа 1С и SAP

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова7 февраля 2016
    0

    @Reuel, для использования Solver есть дополнения. Пример: https://chrome.google.com/webstore/detail/solver/iennicjichkeiajiflbcmaaohildohpb.
    Power Pivot продукт чисто для Excel, но для работы с данными у Google есть GoogleBigQuery (https://cloud.google.com/bigquery/pricing).
    И для запросов к БД тоже есть дополнения. К примеру, https://chrome.google.com/webstore/detail/advanced-cfo-solutions-my/nhkbcjnpealcalchdfghookmcegcbeec.
    По поводу открытия выгрузок я вообще не вижу проблемы…. Файл->Открыть->Загрузка выбираешь xml и он открывается) Или Вы еще в каком формате выгрузки используете?)))

  8. Майор avatar
    Майор7 февраля 2016
    0

    А когда статьи по numbers будуь втьаклм стиле?

    Ирина Чернова avatar
    Ирина Чернова7 февраля 2016
    0

    @Майор, незнаю.

  9. Angarov avatar
    Angarov13 мая 2016
    0

    Здраствуйте
    а можно ли связать ячейку в гугл таблице с ячейкой в Эксель ?
    т.е. сделать ссылку в Экселе на моем компе на ячейку в Гугл таблице и чтобы данные обновлялись автоматически?
    или хотя бы 2 (или больше) гугл таблицы разные связать между собой?

    Ирина Чернова avatar
    0

    @Angarov, откройте гугл таблицу выберите пункт меню Дополнения -> Установить дополнения и найдите дополнение Data Everywhere

    ntoci02 апреля 2017
    0

    @Ирина Чернова, подскажите пожалуйста можно ли совершать звонок из ячейки Гугл Таблицы, если туда внесен номер телефона? Не копируя, а сразу, чтоб он ссылкой выделялся. Если таблица открыта со смартфона естественно. Буду крайне признателен за ответ. Спасибо.

  10. Dmitriy777 avatar
    Dmitriy77710 ноября 2016
    0

    Здравствуйте!
    В гугл таблице есть такая функция/скрипт/программа, я толком не знаю, которая одним нажатием заполняет нужные ячейки текстом, который она выбирает по определённым параметрам из определённого перечня. И это не функция “если” я уже её пробовал использовать. Знаете ли вы что эта за функция ?

  11. Natalya Karmatskaya20 октябрь 2017
    0

    Если эти таблицы такие чудесные, как все рассказывают, так, может, вы знаете и расскажете, КАК в мобильной версии протащить(скопировать) формулу по ячейкам? Как это делать в браузерной версии – любой идиот знает, а в мобильной? Без этой возможности эти таблицы бесполезны, а жаль.

  12. profibass avatar
    profibass27 декабря 2017
    0

    Ирина, есть ли возможность экспорта Google таблицы в Exel с сохранением формул? Если есть, пожалуйста, опишите процедуру!

  13. heeg_ru avatar
    heeg_ru9 марта в 16:19
    0

    Макросом можно получить чистый код формы, который можно вставить на страницу без iframe Например, если вы делаете бесплатный интернет магазин на гугл таблицах, то он может сам брать код формы из нужной ячейки (макрос его туда вставляет) и отправлять через эту форму заказ клиента. С iframe (5-ый пункт в статье) такое сделать не получится.

Вы должны авторизоваться или зарегистрироваться для комментирования.

Нашли орфографическую ошибку в новости?

Выделите ее мышью и нажмите Ctrl+Enter.

Как установить аватар в комментариях?

Ответ вот здесь