Вы не знали, что так можно и нужно делать!
Даже самая плохая система намного лучше, чем отсутствие системы.
У каждого из нас десятки, а то и сотни контактов в записной книге. С каждым годом количество «касаний» и знакомств с разными людьми растет в арифметической прогрессии. При таком ритме жизни на память надеяться просто нельзя, а порой и опасно.
Вы когда-нибудь замечали, что, если вы звоните человеку, он поднимает трубку и говорит: «Привет, *ваше имя*!». Интуитивно ваше отношение улучшается к этой персоне. Тем более, если вы не общались, продолжительный период времени, то становится вдвойне приятно.
Конечно, каждый из нас понимает: скорее всего, он просто добавил вас в адресную книгу, но, черт возьми, это так радует.
Как всегда, дьявол кроется в деталях. Если мы начнем записывать всех без разбора и особых меток, то через год наш любимый iPhone просто «лопнет» от количества контактов. С каждым разом будет все сложнее находить нужный контакт. Есть решение, и о нем мы как раз поговорим далее. Я расскажу вам о своей системе, и, надеюсь, вам будет полезно.
Карточка контакта
Нужно взять за правило: заполнять как можно больше полей при создании контакта. Вы почувствуете нужду в этом не сразу. Например, я это осознал, когда количество контактов превысило 300 человек. Сейчас, когда их чуть менее тысячи человек, я очень рад, что создал для себя такие правила. С радостью поделюсь своим опытом.
Всегда нужно помнить, что наша память ограничена. Нормальная ситуация: вам звонит человек под именем «Вася Работа» или «Вася 2» или +7 (999) 000-00-00, знакомо? Вы пытаетесь судорожно вспомнить, кто это. Скорее всего, так и не поняв, кто это, отвечаете на звонок. Вася слышит испуганно-неуверенный голос (что для Васи становится лакмусовой бумажкой) и ему становится все понятно. Вы забыли Васю, а Вася – ваш клиент, который расстроился и не принесет вам сто тысяч миллионов рублей!
Заполнение полей
Подходите с большой ответственностью ко всем полям.
Графу «Имя» заполняю особым образом, используя следующий шаблон: *(1)город*(2)компания*(3)имя/имя-отчество*. Для некоторых, возможно, он будет неактуален. Главное понять принцип и подобрать критерии для себя. Вы можете ранжировать по районам города, отрасли, направлению – все в вашей власти.
Что мы получаем?
- Я знаю, из какого города человек. Круг поиска «Сергеев Леонидовичей» сужается.
- Доступно название компании, которое помогает восстановить в памяти связанную с человеком деятельность.
- «Имя» или «Имя-отчество» в зависимости от того, как договорились обращаться – по имени или по имени и отчеству.
- Все это справедливо и при поиске адресата для звонка или письма.
Не будем останавливаться на том, что все телефоны, факсы, e-mail должны быть также заполнены, особенно, когда контакт малознакомый. Если нет тесных связей, то такая информация поможет «пробить» секретаря или добраться по другому каналу к человеку.
Графы адресов, также желательны к заполнению. Особенно, если человек из другого города. Даже когда он сменит телефон или поменяет место работы, вы всегда сможете найти его по другому адресу. Для людей, которые живут в таких мегаполисах как Москва, является жизненной необходимостью заполнять адрес. Мой пример: живу в небольшом городе по сравнению со столицей, в Нижнем Новгороде (1.3 миллиона жителей), но мне очень помогает графа адреса.
Заметки
Переходим к часто свободному полю – «Заметки». Одна из самых важных строк в карточке контакта. Здесь нужно указывать всю «якорную» информацию о персоне (например, где познакомились, кто познакомил, какие-то отличительные черты человека, семью и т.д.).
Перед встречей вы освежаете информацию по человеку, и ваше общение будет складываться более продуктивно. Разговаривая с человеком, уделяете внимание его личностным интересам, семье и т.д., что показывает вашу заинтересованность и тактичность. В текущее время хорошие манеры и внимательность являются хорошим конкурентным преимуществом.
Дата
Безусловно, всегда добавляйте дату дня рождения. Поздравляйте только личным звонком. Никаких поздравлений по SMS, в сообщениях, e-mail – это кощунство. Звонок, не важно, по какому каналу он будет, всегда ценен! Вспомните себя, когда у вас день рождения: приятно же слышать поздравления, а не читать их – это совершенно другие эмоции.
Можно выделить только одно правило: надо знать меру и понимать, кому стоит звонить, а кому не стоит.
Фото
Благодаря бурному распространению социальных сетей, вы всегда сможете найти фотографию человека. Вам это поможет узнать человека в толпе. Визуальный образ легче воспринимается нашим сознанием.
Группы
Все контакты должны быть отсортированы списками. Система хранения адресной книги позволяет помещать человека в несколько групп одновременно и легко удалять из них. У вас не должно быть свободных контактов. Они вредны и мешаются, так же, как и свободные радикалы.
Я разделил контакты по группам деятельности. Соответственно, если мне требуется найти человека, но я не помню, как его зовут, то захожу в группу и в ней ищу по ключевым словам.
Представим ситуацию: вы сидите в кафе. К вам обращается человек по имени, которого вы знаете, но не помните, как зовут. Хотя припоминаете, что вместе учились в MBA. Если персона записана как «Вася» в адресной книге, то шансов найти его, нет. Если человек внесен в группу MBA, то круг людей мгновенно сузился. Смотрим контакты с фото, и получаем его имя. Ваше честное и доброе лицо спасено. : )
Всего несколько правил, которые помогут вам быть продуктивным при работе с контактами вашей электронной записной книги.
Если возникли вопросы по поводу создания групп, посмотрите следующую статью – «Как создать группы контактов».
Рассказывайте, о чем бы вы хотели еще узнать из разряда полезно и интересно?
48 комментариев